巧用Excel实现成绩的校对

巧用Excel实现成绩的校对 Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。但是有些老师在用Excel输入成绩时，总担心自己输入会出现错误。其实，用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题，真正确保学生成绩准确无误。现把这一方法在此交流，供老师们参考。 　1. 输入成绩（第一遍录入）

　　打开学生成绩表，依次录入各学科的成绩。

　　2. 校对成绩（第二遍录入）

　　（1）在“语文”成绩所在列（列B）后插入一列（列C），命名为“语文2”。在“语文2”列中再一次录入语文成绩（如图1）。根据有关规定，所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序，所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法，从而达到审核的目的。

图1

　　（2）把活动单元格移到“C2”，单击菜单“格式→条件格式…”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”（实际操作时不必输入双引号）。然后单击“格式（F）…”，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取红色，单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。单击〔确定〕，完成对单元格C2的设定（如图2）。这样，若单元格C2与单元格B2数值不相等，则单元格C2的底纹变为红色，若相等，则不会有任何变化。

图2

　　（3）单击工具栏中的〔格式刷〕按钮，然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”，使这列中的所有单元格格式与C2相同。这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。根据单元格的颜色变化，可以一目了然地知道录入成绩是否有错误（如图3）。

图3

　　（4）把以红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在列B或列C中逐一予以纠错，使全部底纹都变成白色后，就完成了语文成绩的校对。

　　（5）再用同样的方法，完成其余各学科成绩校对。

　　（6）检查确信没有红色底纹的单元格后，删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”……

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